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產(chǎn)品簡介

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[物料數(shù)據(jù)管理]如何縮短采購周期、確保庫存積壓不嚴重、降低庫存占用成本

2023-03-15 18:04:51 次

制造業(yè)企業(yè)中，物料是貫穿設計、采購、生產(chǎn)、庫存、銷售等各個環(huán)節(jié)的，如何縮短采購周期、確保庫存積壓不嚴重、降低庫存占用成本等常常是物資部采購員、主管頭疼的問題。

場景一：“能不能合并啊”
在某個多事業(yè)部的生產(chǎn)企業(yè)中，兩個事業(yè)部分別發(fā)起了看似同一種物料的采購申請。

兩個申請中的物料名稱、規(guī)格都一樣，采購員本想按照一個訂單采購，這樣庫存好控制、訂單好處理、采購周期短。
但這兩個申請中物料的編碼、類別又不同，想要合并處理需要兩個事業(yè)部的設計人員叫到一起開會確認，下單晚了又耽誤生產(chǎn)進度。
到底要不要合并處理？能不能合并處理？采購員非常困惑。

場景二：“能不能從設計端避免買不到的物料啊？”
在某型號研制的主機廠中，有兩個型號的產(chǎn)品分別選用了不同年份技術條件的同一種物料。

多年前的產(chǎn)品設計文件中原材料的技術條件屬于當年技術標準，即使國家對該物料的技術條件標準進行了迭代，設計文件也很難更改。新設計的文件則會使用最新技術標準。
但采購物料時市面上通常只使用最新技術標準，按照老的標準無法購買原材料。新舊技術條件共存，采購員需要進行新舊轉換才能購買，影響采購效率。

場景三：“如何降低采購庫存？”“如何精簡人員？”“如何縮短采購周期？”
物資部主管面臨這樣的困擾：

隨著公司精益管理推行，降本增效已是供應鏈部門的核心指標：
1）庫存期量不準，最低庫存到底定多少合適，到底存在多少重復備料等，已成為解決庫存積壓的關鍵問題；
2）由于業(yè)務拓展新成立了一個事業(yè)部，又需要配備2名采購員、庫管員，再招聘？采購員已經(jīng)四五十個了，還不夠，采購訂單處理也沒有這么大量的工作啊，是不是按照事業(yè)部劃分采購職能分工不合理？
3）采購不及時也是老大難，除了供應商質(zhì)量評價以外，如何通過自身物料精細化管理解決物料復用及靈活調(diào)撥？
……

解決方案

措施一：統(tǒng)一分類
場景一中，多個事業(yè)部提出的采購需求無法合并采購的主要原因是物料分類不統(tǒng)一，其實技術條件、規(guī)格等確實是指向了同一種物料。各事業(yè)部有自己習慣使用的物料分類體系，物資部為了兼容不同事業(yè)部的物料采購需求，將多個事業(yè)部的物料分類進行了合并（而沒有去重），導致物資目錄中同一材料經(jīng)常出現(xiàn)在不同的分類中。
組織各事業(yè)部設計主管、物資部采購主管、質(zhì)量檢驗主管、財務主管等重新制定物料分類標準，把多個分類體系合并成了一套，并且按照新分類歸集了已有物料對重復物料進行了專題溝通去重/停用，尤其是對各級分類下應該歸屬哪些物料進行了詳細備注說明，以防出現(xiàn)歸類錯誤。

措施二：物料優(yōu)選
同樣地，組織設計部門、采購部門、質(zhì)量檢驗部門相關人員，對已有物料進行盤點及合并處理，建立物料優(yōu)選庫，物料優(yōu)選庫中保留最新技術標準物料，減少采購員轉換新舊技術標準的工作量。當需要在優(yōu)選庫中新增物料時，需由設計員發(fā)起，由目錄員、庫管員、檢驗員等同步審核，保證各方人員及時知悉物料優(yōu)選庫最新范圍。

措施三：流程優(yōu)化
首先改變物資管理部按照事業(yè)部配備采購員的現(xiàn)狀，改為按照統(tǒng)一的物料分類分配管理員的方式，一個人可以對接來自多個事業(yè)部的該類物料需求，合并后開展后續(xù)采購業(yè)務；
其次物資目錄的維護當某一個事業(yè)部發(fā)起時，需要其他各事業(yè)部進行審閱會簽，完成后方可生效；確保物資目錄在各事業(yè)部的共用性。

建設成效

通過重新歸類、數(shù)據(jù)結構化、維護流程優(yōu)化等，將物料數(shù)據(jù)進行規(guī)范化管理，再聯(lián)合業(yè)務部門開展數(shù)據(jù)清洗，形成各項物料標準庫與優(yōu)選庫，有效支撐了設計環(huán)節(jié)、采購環(huán)節(jié)、倉儲環(huán)節(jié)、檢驗環(huán)節(jié)等的打通與業(yè)務開展。
某生產(chǎn)單位，物料數(shù)據(jù)管理前后對比如下：

近一半數(shù)據(jù)的整合與清洗，形成了規(guī)范了物料優(yōu)選庫，規(guī)范了設計人員選用物料，降低了采購人員拆解技術要求信息、映射統(tǒng)一采購碼等工作，采購周期縮短近20%，促進了高效的生產(chǎn)節(jié)奏。
某研究所，物料數(shù)據(jù)管理前后對比如下：